Política de Tratamiento de Datos Personales de MEGA HSEQ SAS
Última actualización: 22 de junio de 2026
En MEGA HSEQ SAS reconocemos la importancia de la privacidad, la confidencialidad y la protección de los datos personales de nuestros clientes, usuarios, prospectos, proveedores, aliados, trabajadores, contratistas y demás personas con quienes nos relacionamos.
Por medio de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, informamos las reglas bajo las cuales MEGA HSEQ SAS recolecta, almacena, usa, circula, transmite, actualiza, suprime y, en general, trata datos personales en el desarrollo de su actividad comercial, especialmente a través de eppmega.com, formularios de contacto, cotizaciones, canales de atención comercial, WhatsApp, correo electrónico y demás medios autorizados.
Esta política se adopta en cumplimiento de la normativa colombiana sobre protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las disposiciones compiladas en el Decreto 1074 de 2015, así como las demás normas que los modifiquen, sustituyan o complementen.
1. Identificación del responsable del tratamiento
Responsable del tratamiento: MEGA HSEQ SAS
Sitio web: https://eppmega.com
Correo electrónico de contacto: comercial@megahseq.com
Teléfono / WhatsApp: 314 322 4379
MEGA HSEQ SAS desarrolla su operación principalmente a través de canales digitales y atención comercial remota. En consecuencia, el tratamiento de datos personales puede realizarse mediante el sitio web, formularios, correos electrónicos, herramientas de mensajería, cotizaciones, atención comercial, facturación, logística y demás procesos asociados a la relación con clientes, proveedores y terceros.
2. Alcance de la política
La presente política aplica al tratamiento de datos personales realizado por MEGA HSEQ SAS respecto de:
- clientes y compradores;
- usuarios del sitio web eppmega.com;
- personas que solicitan cotizaciones, información o asesoría comercial;
- personas que diligencian formularios de contacto, suscripción o solicitud de información;
- proveedores, aliados, contratistas y terceros relacionados con la operación de la empresa;
- personas que se comunican por correo electrónico, teléfono o WhatsApp;
- titulares de datos personales recolectados en el marco de actividades comerciales, contractuales, administrativas, logísticas, contables, publicitarias o de servicio al cliente.
Esta política aplica a los datos personales tratados por MEGA HSEQ SAS en medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos o a través de terceros encargados del tratamiento, siempre dentro del desarrollo de su actividad comercial y de conformidad con la ley.
3. Marco legal aplicable
La presente política se rige, entre otras, por las siguientes normas colombianas:
- Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales;
- Decreto 1377 de 2013, incorporado en el Decreto 1074 de 2015, en lo relacionado con la reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012;
- las normas, lineamientos y conceptos expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos en Colombia;
- y las demás disposiciones que regulen, modifiquen, sustituyan o complementen el régimen de protección de datos personales.
4. Definiciones básicas
Para efectos de esta política, se adoptan, entre otras, las siguientes definiciones:
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, actualización, supresión o eliminación.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para esta política, el responsable es MEGA HSEQ SAS.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relacionados con salud, orientación política, convicciones religiosas, biometría, origen racial, vida sexual, entre otros.
- Transmisión: tratamiento de datos personales que implica su comunicación a un encargado, dentro o fuera del territorio colombiano, para que trate la información por cuenta del responsable.
- Transferencia: envío de datos personales a un tercero receptor que actúa como responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
5. Principios aplicables al tratamiento de datos personales
MEGA HSEQ SAS realizará el tratamiento de datos personales de conformidad con los principios establecidos en la legislación colombiana, especialmente:
- legalidad: el tratamiento se sujetará a la ley y a las disposiciones aplicables;
- finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas al titular;
- libertad: el tratamiento se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales;
- veracidad o calidad: la información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- transparencia: el titular podrá obtener información sobre el tratamiento de sus datos;
- acceso y circulación restringida: los datos se tratarán dentro de los límites legales y con medidas de acceso controlado;
- seguridad: se adoptarán medidas razonables para proteger la información contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o fraude;
- confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales no públicos estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la empresa.
6. Datos personales que puede recolectar MEGA HSEQ SAS
De acuerdo con la relación que el titular tenga con MEGA HSEQ SAS, la empresa podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales:
6.1 Datos de identificación y contacto
- nombre y apellidos;
- tipo y número de identificación;
- razón social, cuando aplique;
- teléfono fijo o celular;
- dirección de correo electrónico;
- ciudad o dirección de entrega o facturación;
- nombre de empresa, cargo o área de contacto, cuando aplique.
6.2 Datos comerciales y transaccionales
- información relacionada con cotizaciones, pedidos, compras, productos consultados o adquiridos;
- historial de compras o solicitudes;
- condiciones comerciales pactadas;
- información de facturación y entrega;
- observaciones asociadas a la atención comercial o al servicio al cliente.
6.3 Datos suministrados a través del sitio web o formularios
- información enviada en formularios de contacto, cotización, comentarios o suscripción;
- datos suministrados para solicitar información sobre productos, dotación, EPP, cambios, garantías o devoluciones;
- registros de interacción comercial o solicitudes de soporte.
6.4 Datos de navegación y uso del sitio
- información técnica básica derivada de la navegación en eppmega.com, como dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, fecha y hora de acceso, cookies o tecnologías similares, cuando ello aplique y se utilicen conforme a la normativa vigente.
6.5 Datos de proveedores, contratistas o aliados
- nombre, identificación, datos de contacto, datos bancarios o tributarios, certificaciones y demás información necesaria para la gestión comercial, contractual, contable, logística o administrativa de la relación.
MEGA HSEQ SAS procurará recolectar únicamente los datos personales que resulten necesarios, pertinentes y proporcionales para las finalidades informadas.
7. Finalidades del tratamiento de datos personales
Los datos personales recolectados por MEGA HSEQ SAS podrán ser tratados para una o varias de las siguientes finalidades, según la relación del titular con la empresa:
7.1 Finalidades comerciales y de atención al cliente
- atender solicitudes de información, cotizaciones, pedidos, asesorías y consultas sobre productos o servicios;
- contactar al titular por correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otros canales autorizados para responder solicitudes comerciales;
- gestionar la relación precontractual, contractual o poscontractual con clientes y compradores;
- realizar seguimiento a pedidos, entregas, cambios, garantías, devoluciones, retractos, notas crédito, facturación o reclamaciones;
- enviar información relacionada con cotizaciones, disponibilidad de productos, tiempos de entrega, documentación comercial o soporte de la compra.
7.2 Finalidades operativas, logísticas y administrativas
- procesar pedidos, facturación, despachos, entregas, cartera, devoluciones y soporte administrativo;
- validar identidad, datos de contacto y datos necesarios para la ejecución de la compra o del servicio;
- gestionar pagos, confirmaciones, soporte de transacciones y validaciones asociadas a la operación;
- coordinar con transportadoras, operadores logísticos, pasarelas de pago, proveedores tecnológicos y demás terceros necesarios para la prestación del servicio o ejecución de la compra.
7.3 Finalidades de mercadeo y fidelización
- enviar información sobre productos, novedades, promociones, campañas, lanzamientos, recordatorios comerciales o contenido relacionado con la actividad de MEGA HSEQ SAS, siempre que exista autorización cuando sea legalmente exigible;
- realizar acciones de fidelización, seguimiento comercial y atención posventa;
- efectuar encuestas de satisfacción, calidad del servicio o experiencia de compra.
7.4 Finalidades legales, contables y de cumplimiento
- cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas, comerciales o regulatorias;
- conservar soportes de operaciones, facturas, comprobantes, comunicaciones y documentos asociados a la relación comercial;
- atender requerimientos de autoridades competentes, solicitudes judiciales o administrativas;
- prevenir fraude, suplantación, abuso de canales, incidentes de seguridad o situaciones que comprometan la operación de la empresa.
7.5 Finalidades respecto de proveedores, aliados y contratistas
- gestionar procesos de evaluación, negociación, vinculación, contratación, pagos, facturación, cumplimiento y seguimiento de proveedores o aliados;
- verificar referencias, documentación, información tributaria o datos de contacto necesarios para la relación comercial o contractual.
8. Autorización del titular
Cuando sea legalmente necesario, MEGA HSEQ SAS solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, por medio físico, electrónico, digital, verbal, contractual o mediante cualquier mecanismo que permita conservar prueba de su otorgamiento.
La autorización podrá obtenerse, entre otros medios, a través de:
- formularios web;
- casillas de aceptación en el sitio web;
- formularios de contacto o cotización;
- aceptación de políticas en procesos de compra;
- correos electrónicos;
- mensajes de datos;
- contratos, órdenes de compra o documentos comerciales;
- atención por WhatsApp o canales equivalentes, cuando del contexto se desprenda de forma clara la autorización o la solicitud del tratamiento necesario para atender la gestión requerida.
La autorización del titular no será necesaria en los casos expresamente exceptuados por la ley.
9. Derechos de los titulares de los datos personales
Como titular de datos personales, la persona tendrá derecho a:
- conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MEGA HSEQ SAS o frente a los encargados del tratamiento;
- solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria;
- ser informada, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales;
- presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos;
- solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos cuando ello sea procedente;
- revocar la autorización otorgada, cuando sea procedente y no exista deber legal o contractual que impida eliminar o conservar determinada información;
- presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos personales;
- acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la ley.
10. Canales para el ejercicio de derechos
El titular podrá presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con sus datos personales a través de los siguientes canales:
Correo electrónico: comercial@megahseq.com
Teléfono / WhatsApp: 314 322 4379
Sitio web: https://eppmega.com
Para atender adecuadamente la solicitud, MEGA HSEQ SAS podrá requerir información razonable que permita identificar al titular, validar su identidad y precisar el objeto de la consulta o reclamo.
11. Procedimiento para consultas
Cuando el titular desee conocer la información personal que reposa en las bases de datos de MEGA HSEQ SAS o consultar el uso dado a sus datos, podrá presentar una consulta por los canales de atención indicados en esta política.
La solicitud debería incluir, en lo posible:
- nombre completo del titular;
- datos de contacto;
- descripción clara de la consulta;
- documento o información que permita validar la identidad del titular, cuando resulte necesario.
MEGA HSEQ SAS atenderá las consultas en los términos previstos por la legislación aplicable. Si la consulta no puede ser atendida dentro del término inicial legal, se informará al titular la razón de la demora y la fecha estimada de respuesta, conforme a la ley.
12. Procedimiento para reclamos, actualización, rectificación, supresión o revocatoria
Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando advierta un posible incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo ante MEGA HSEQ SAS.
El reclamo deberá contener, en lo posible:
- identificación del titular;
- descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
- dirección física o electrónica para recibir respuesta;
- documentos o soportes que se quieran hacer valer, cuando existan.
Si el reclamo resulta incompleto, MEGA HSEQ SAS podrá solicitar la información faltante para tramitarlo adecuadamente. El trámite del reclamo se surtirá conforme a los plazos y reglas previstos en la normatividad colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.
La solicitud de supresión de datos o revocatoria de la autorización no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.
13. Transmisión y tratamiento por terceros encargados
Para el desarrollo de su actividad comercial, MEGA HSEQ SAS podrá apoyarse en terceros que actúen como encargados del tratamiento de datos personales, por ejemplo:
- proveedores tecnológicos;
- servicios de hosting, correo o automatización;
- plataformas de formularios o gestión comercial;
- pasarelas de pago;
- operadores logísticos o transportadoras;
- servicios contables, administrativos o de soporte;
- aliados comerciales o proveedores necesarios para ejecutar la operación.
En estos casos, MEGA HSEQ SAS procurará que dichos terceros traten la información conforme a la ley, a las instrucciones impartidas por la empresa y a las medidas de seguridad razonables aplicables a cada relación.
14. Transferencia y transmisión de datos
Los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos, dentro o fuera de Colombia, cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las finalidades autorizadas, la ejecución de una relación contractual, la prestación de un servicio, la atención de una solicitud del titular o el cumplimiento de obligaciones legales.
En estos eventos, MEGA HSEQ SAS adoptará las medidas razonables para asegurar que el tratamiento de los datos se realice conforme a la legislación aplicable y a esta política.
15. Seguridad de la información
MEGA HSEQ SAS adopta medidas de seguridad razonables de carácter administrativo, organizacional y técnico para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, uso indebido, acceso no autorizado, consulta no autorizada, fraude o cualquier tratamiento contrario a la ley.
No obstante, el titular reconoce que ningún sistema es completamente infalible y que las medidas de seguridad se implementan bajo criterios de razonabilidad, proporcionalidad y mejora continua, de acuerdo con el tamaño y operación de la empresa, la naturaleza de la información tratada y los riesgos asociados al tratamiento.
16. Datos sensibles
Como regla general, MEGA HSEQ SAS no requiere tratar datos sensibles de sus clientes o usuarios para la prestación ordinaria de sus servicios comerciales.
En caso de que, de manera excepcional, sea necesario tratar datos sensibles, MEGA HSEQ SAS informará al titular la finalidad específica del tratamiento y solicitará la autorización explícita correspondiente, salvo que exista una excepción legal aplicable.
El titular no estará obligado a suministrar datos sensibles.
17. Datos de niños, niñas y adolescentes
MEGA HSEQ SAS no dirige de manera intencional su actividad comercial a niños, niñas o adolescentes ni busca recolectar sus datos personales como parte ordinaria de su operación.
En caso de que excepcionalmente sea necesario tratar datos personales de menores de edad, ello se hará conforme a la ley, respetando su interés superior, sus derechos fundamentales y obteniendo la autorización de su representante legal cuando corresponda.
18. Cookies y tecnologías similares
eppmega.com podrá utilizar cookies o tecnologías similares para facilitar la navegación, recordar preferencias, mejorar la experiencia del usuario, obtener información estadística o apoyar funcionalidades del sitio web.
Cuando sea aplicable, el uso de estas tecnologías se realizará conforme a la configuración del sitio, a los avisos o mecanismos informativos implementados por MEGA HSEQ SAS y a la normativa vigente.
19. Vigencia del tratamiento y conservación de la información
Los datos personales serán conservados por MEGA HSEQ SAS durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades informadas, atender la relación comercial o contractual, dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias, probatorias, administrativas o de servicio al cliente, y gestionar eventuales responsabilidades derivadas de la relación con el titular.
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservación, los datos podrán ser eliminados, anonimizados, archivados o suprimidos conforme a los procedimientos internos de la empresa y a la legislación aplicable.
20. Modificaciones a la política
MEGA HSEQ SAS podrá modificar, actualizar o complementar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento para ajustarla a cambios legales, regulatorios, operativos, tecnológicos o comerciales.
La versión vigente será la publicada en eppmega.com al momento de la consulta. Cuando los cambios sean sustanciales y la ley así lo requiera, MEGA HSEQ SAS adoptará las medidas razonables para informar a los titulares.
21. Área o canal responsable de la atención de consultas y reclamos
Las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales serán atendidos por MEGA HSEQ SAS a través de los canales de contacto informados en esta política.
Canal principal de atención para protección de datos personales:
Correo electrónico: comercial@megahseq.com
22. Vigencia de la presente política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación en eppmega.com y permanecerá vigente mientras MEGA HSEQ SAS realice tratamiento de datos personales en desarrollo de su actividad comercial o hasta que sea modificada por una versión posterior.
23. Contacto
Si tienes dudas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de tus datos personales, puedes comunicarte con MEGA HSEQ SAS a través de:
Correo electrónico: comercial@megahseq.com
Teléfono / WhatsApp: 314 322 4379
Sitio web: https://eppmega.com